Wie kreativ ist deine Abwesenheitsnotiz?

Immer kurz vor Feiertagen oder dem lang geplanten Urlaub fällt mir in letzter Sekunde ein, dass ich da ja noch den Text für die Out-of-Office-Antwort formulieren sollte. Und das, obwohl ich doch schon gedanklich weg bin…

Ich finde, es gehört zum guten, geschäftlichen Ton, seine Leser und Kunden mindestens per E-Mail zu informieren, wenn man im Büro nicht erreichbar ist und der Anfragende womöglich mehrere Wochen auf eine Antwort wartet. Das ist einfach wenig professionell und schadet deinem Business.

Für die Zukunft lege ich daher für mich einen Pool an kreativen Abwesenheitsnotizen an, aus dem ich schöpfen kann, bevor es heißt: abschalten, Laptop zu, raus aus dem Büro und rein in den Urlaub. An meinen Recherchen dafür lasse ich dich hier teilhaben.

Die Standard-Abwesenheitsnotiz – schonmal gut, aber besser geht immer

Bei meiner Recherche bin ich im Internet auf unglaublich viele Standard-Textvorlagen gestoßen. Auf zeitblüten.comfindet man beispielsweise eine recht umfangreiche Sammlung auch in unterschiedlichen Sprachen. Diese Vorlagen lassen sich individuell anpassen und sind schonmal ein guter Anfang.

Was soll ich sagen? Das ist Standard und textlich wenig umwerfend, aber immerhin besser als gar keine Antwort.

Vorsicht bei scheinbar originellen Abwesenheitsnotizen

Was mir als Texterin vorschwebt, ist natürlich eine etwas andere Formulierung als die Standard-Variante. Für meinen Geschmack muss es aber gar nicht allzu ausgefallen sein, wie bei diesen lustigen „Out-of-Office“ Abwesenheitsnotizen, die auf Hubspot zu lesen sind.

Wenn du in einem größeren Unternehmen arbeitest, sind solche lustigen E-Mails eine Möglichkeit für die internen Abwesenheitsnotizen, also für deine Kollegen.

Bei E-Mails, die nach außen gehen, also an Partner und Kunden, wäre ich etwas vorsichtiger. Nicht immer teilt dein Kunde deinen aktuellen, humorvollen Gemütszustand und könnte – im Gegenteil – fast schon beleidigt sein, dass er solch eine Antwort erhält, wenn doch sein Anliegen gerade das allerdringendste ist! Auf textskizzen.de oder impulse.defindest du Beispiele für scheinbar originelle Abwesenheitsnotizen, die nach hinten losgehen könnten.

Vorsicht also bei ironischen, betont witzigen oder auch gleichgültigen Formulierungen, die womöglich nicht so ankommen, wie du es dir als Sender der Nachricht vorstellst.

Pragmatisch und mit großem Potenzial, das nur selten genutzt wird

Zunächst einmal erfüllt der Auto Responder einen ganz pragmatischen Zweck: Die E-Mail informiert den Leser bzw. Kunden über die Abwesenheit und darüber, was ggf. als nächstes zu tun ist. Der Leser wundert sich also nicht, wenn er tagelang keine Antwort erhält und kann einfach abwarten, wenn sein Anliegen nicht dringlich ist.

Neben dem pragmatischen Aspekt hat die automatisierte E-Mail-Antwort ein ziemlich großes Potenzial, nämlich aus Marketingsicht. Stell dir einfach die Abwesenheitsnotiz als eine Art Visitenkarte für dein Unternehmen vor. Da präsentierst du dich doch auch von deiner besten Seite.

Zunächst aber noch einmal zum rein Informativen. Diese Checkliste hilft, um die rein formalen Punkte zu erfüllen.

Checkliste für die wichtigsten Fakten, die in deiner Abwesenheitsnotiz enthalten sein sollten

  • Betreff: Der Betreff sollte – wie bei jeder anderen E-Mail – aussagekräftig und möglichst kurz sein, damit der Empfänger gleich erkennt, worum es in der Antwort geht.
  • Dank: Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ hat meines Erachtens ohnehin ausgedient. Beginne gleich mit einem kurzen Dankeschön.
  • Verfügbarkeit ab: Im Text sollte das Datum stehen, an dem du wieder im Büro verfügbar bist. Von-bis-Angaben sind irrelevant.
  • Handlungsaufforderung / Optionen: Der Leser sollte informiert werden, ob du dich in jedem Fall nach deiner Rückkehr wieder bei ihm meldest oder ob sich der Leser / Kunde noch einmal melden soll, ob es evtl. eine Vertretung gibt, deren Kontaktdaten du hinterlässt, ob die Anfrage automatisch weitergeleitet wird oder nicht, ob die E-Mail ggf. aus dem Urlaub – zeitverzögert – beantwortet wird und ob du ggf. unter einer Mobilnummer trotzdem erreichbar bist – Vorsicht! Das könnten einige Kunden gnadenlos ausnutzen.
  • Gruß: Eine kurze, nette Verabschiedung ist selbstverständlich.
  • Signatur: Da es sich um geschäftliche Post handelt, gehört auch eine vollständige Signatur mit in die automatische Abwesenheitsnotiz.
  • Übersetzung: Übersetze deine Abwesenheitsnotiz mindestens ins Englische, falls du internationale Kundschaft hast.
  • Rechtschreibung: Es versteht sich von selbst, dass der Text der Abwesenheitsnotiz fehlerfrei sein sollte. Viel zu oft wird der Auto-Responder in letzter Minute hastig aktiviert, der Text schnell von irgendwoher kopiert und nicht sorgfältig genug noch einmal überprüft. Fatal!

Die persönliche Note macht‘s, auch wenn oder gerade weil du im Urlaub bist

Kreativ heißt für mich nicht unbedingt „super ausgefallen“. Es handelt sich bei den automatischen Antworten immer noch um geschäftliche Korrespondenz, und die sollte so professionell wie möglich, darf aber natürlich locker, sympathisch und natürlich persönlich sein.

Dabei kommt es zum einen auf dich und deinen Typ an. Wie locker, flockig präsentierst du dich sonst auf deiner Website oder bei persönlichen Treffen? Und wie tickt deine Zielgruppe? Deine persönliche Ansprache sollte auch zum Geschmack deiner Kunden passen.

Betreust du zum Beispiel ausschließlich lokale Kunden, könnte dein Text im Dialekt verfasst sein. Auf der Seite von hallokarriere.com gibt es gleich eine Reihe von interessanten Beispielen.

Mit diesen Anregungen und Tipps bin ich nun gut vorbereitet, um meine eigene Out-of-Office-Mail zu verfassen. Und du? Wenn du neugierig bist, schreibe mir eine E-Mail. Wenn du Glück hast und ich im Urlaub bin, darfst du über die Kreativität meiner Abwesenheitsnotiz urteilen. Ansonsten lass uns gerne persönlich sprechen, wenn ich dir mit genialen Webtexten weiterhelfen kann.

In diesem Sinne – einfach textgenial!

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Über die Autorin

Petra Jahn-Firle, Jahrgang 1979, freiberufliche Texterin. Ich unterstütze andere Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen mit textgenialen Inhalten und kooperiere mit Digitalagenturen, die frische Ideen von außen benötigen. Auf meinem textgenial Blog schreibe ich über das Texten im Web, über Content Marketing und über all die kuriosen Dinge, mit denen sich ein Freelancer wie ich so den lieben langen Tag auseinandersetzt.